L’essentielWizio a entièrement revu le module Conformité de Wizio Office. Au lieu d’un seul écran qui mélangeait tout, le conseiller dispose désormais de six vues, chacune répondant à une question précise : où en est le cabinet, quels documents manquent, quels clients relancer… Toute l’équipe lit les informations de la même façon. Le but : savoir en un coup d’œil quels dossiers clients sont en règle, et quoi faire ensuite.
Combien de clients d’un cabinet disposent aujourd’hui d’un dossier réglementaire complet et à jour ? DER signé, recueil d’informations client récent, lettre de mission, convention RTO, niveau de vigilance LCB-FT défini… Pour beaucoup de conseillers, répondre à cette question suppose d’ouvrir les fiches une par une. Ce n’est pas la liste des pièces à réunir qui manque, mais une vue claire du portefeuille, surtout à l’approche d’un contrôle.
Pour un CIF ou un IAS, la conformité d’un client recouvre deux volets. D’un côté, les obligations LCB-FT : identifier le client, vérifier son domicile, évaluer son risque, contrôler le gel des avoirs. De l’autre, le parcours réglementaire du conseil : documents d’entrée en relation, connaissance client, lettres de mission, rapports. La difficulté n’est pas de connaître ces obligations, mais de les tenir à jour dans la durée. C’est pour y répondre que Wizio a entièrement repensé l’onglet Conformité de Wizio Office.
Suivi de conformité client : pourquoi Wizio a tout repensé
L’ancien tableau de bord remplissait sa fonction, mais il cherchait à tout montrer sur un seul écran : les chiffres, les alertes, les pièces manquantes. Beaucoup d’informations y figuraient, sans indiquer clairement par où commencer.
Or un suivi de conformité doit d’abord répondre vite à des questions simples. Où en est le portefeuille ? Quels clients méritent une attention particulière ? Que faut-il traiter cette semaine ? Le nouveau module sépare donc les usages : chaque besoin dispose de sa propre vue, et les règles de lecture sont les mêmes pour tous. Que le dossier soit suivi par le dirigeant ou par un conseiller arrivé le mois dernier, le statut d’un client se lit de la même façon. Le dirigeant retrouve, lui, une vision du cabinet dans son ensemble, et non plus une simple liste de dossiers.
| Ancien tableau de bord | Nouveau module Conformité | |
|---|---|---|
| Organisation | Un seul écran pour les chiffres, les alertes et les pièces manquantes |
Six vues, chacune dédiée à un usage |
| Point de départ | Difficile de savoir par où commencer | Un tableau de bord avec trois indicateurs clés |
| Vision du dirigeant | Une liste de dossiers | Une vision d’ensemble du cabinet |
Les six vues sont accessibles depuis l’onglet Conformité, sous forme d’onglets :
- – le tableau de bord, pour connaître l’état de la base clients en un coup d’œil ;
- – la vigilance LCB-FT, pour savoir quel niveau s’applique à chaque client et ce qui a été vérifié ;
- – la mise en conformité, pour repérer les documents réglementaires manquants ;
- – les documents ignorés, pour retrouver ce qui a été mis de côté ;
- – les clients à recontacter, pour identifier ceux qui n’ont pas eu de nouvelles depuis longtemps ;
- – les clients à relancer, pour suivre ceux qui doivent encore transmettre une pièce ou une information.
Tableau de bord et vigilance LCB-FT : l’état du portefeuille
Le tableau de bord est l’écran d’entrée du module. Trois indicateurs figurent en haut de page : la part de clients conformes, le nombre d’échéances à moins de 30 jours et le nombre de clients non conformes. Juste en dessous, une barre montre la répartition du portefeuille selon les sept niveaux de vigilance : non définie, dispense, allégée, standard, complémentaire, renforcée et interdiction.
Deux encadrés complètent cette vue. Le premier signale les clients liés à un pays listé par le GAFI, à condition que le pays de résidence soit renseigné dans la fiche. Le second liste les relances à effectuer : profils non mis à jour depuis plus d’un an, niveaux de vigilance non définis, cartographies à revérifier. Un client qui n’est plus suivi peut être passé en ex-client dans son profil : il sort alors de ces relances.
La vue Vigilance LCB-FT répond à une difficulté fréquente. La vigilance doit être proportionnée au risque, mais l’information finit souvent au fond d’un dossier, ou dans la mémoire de la personne qui a réalisé l’entrée en relation. Pour chaque client, une ligne indique la présence des justificatifs d’identité et de domicile, la date du questionnaire LCB-FT et de la vérification d’opération, la date du contrôle de gel des avoirs, l’éventuelle alerte GAFI et le niveau de vigilance retenu. Un clic sur un niveau dans la légende filtre la liste, par exemple pour isoler les clients sous vigilance renforcée ou ceux dont le niveau reste à définir. La liste s’exporte sous Excel.
Documents réglementaires et relances clients : passer à l’action
La vue Mise en conformité rassemble tous les documents réglementaires : DER, RIC, convention RTO, lettre de mission, questionnaire LCB-FT, profil, préférences ESG, jusqu’aux rapports RA et RE. Ils sont alignés en colonnes, client par client, avec une icône qui indique ce qui est valide, à compléter ou manquant. Une barre résume en haut le nombre de dossiers non conformes et ceux dont une échéance tombe dans les 30 jours. Quatre filtres permettent de cibler le travail : par parcours, par document, par état, et selon qu’il s’agit de clients ou de prospects. Cette vue s’utilise comme une liste de tâches, que l’on vide progressivement.
Il arrive qu’un document soit volontairement ignoré pour un client : une convention RTO qui ne s’applique pas, une lettre de mission reportée. La décision se justifie sur le moment, mais elle s’oublie vite. La vue Documents ignorés indique combien de documents sont concernés et pour combien de clients, puis les liste un par un, avec la date à laquelle chacun a été mis de côté. Un document ignoré n’est pas supprimé : il sort simplement du suivi, et un bouton Réactiver suffit à l’y remettre.
La vue Clients à recontacter part d’un constat simple : un dossier client ne reste pas à jour tout seul une fois la lettre de mission signée. Un client sans échange depuis longtemps a peut-être changé de situation. Cette vue classe les clients du plus ancien au plus récent contact, avec la date du dernier questionnaire, de la dernière signature, du dernier rendez-vous et le nombre de jours écoulés depuis la dernière action. Les clients avec qui rien ne s’est jamais passé remontent en tête. Ces rendez-vous sont l’occasion idéale de mettre à jour le recueil d’informations.
Enfin, la vue Clients à relancer traite la partie la plus ingrate du travail : obtenir une pièce d’identité, un justificatif de domicile ou un RIC qui tarde. Pour chaque client concerné, elle affiche l’état de ces trois éléments, la date d’expiration quand elle approche et la date de la dernière relance. Un bouton Relancer le client permet d’agir depuis cette même liste ; le client complète ensuite lui-même son profil depuis son espace My Wizio®. Seuls les clients disposant d’un accès actif à ce portail apparaissent dans cette vue, puisque ce sont eux qui peuvent mettre à jour leurs informations en ligne.
Une routine hebdomadaire pour tenir dans la durée
Le module ne demande pas d’y consacrer des heures. Une organisation simple, à adapter à la taille du cabinet, suffit à le faire vivre.
Le lundi matin, le responsable conformité consacre un quart d’heure au tableau de bord. Il regarde les échéances à moins de 30 jours, les alertes GAFI et les clients dont la vigilance n’est pas définie, puis fixe deux ou trois priorités pour la semaine. Du mardi au jeudi, les conseillers avancent sur les dossiers entre deux rendez-vous : ils complètent les documents dans la vue Mise en conformité, relancent les clients via leur portail et fixent des rendez-vous avec ceux qui figurent en tête de la liste à recontacter.
Le vendredi, dix minutes suffisent pour revenir au tableau de bord et mesurer ce qui a avancé. Une fois par trimestre, une revue des documents ignorés permet de vérifier que chaque exclusion a encore une raison d’être.
La conformité d’un client ne se joue pas le jour de l’entrée en relation, mais dans le suivi, semaine après semaine.
Ce que le module change pour le cabinet
Premier effet : un contrôle de l’association professionnelle ou du régulateur se prépare beaucoup plus sereinement. Le suivi existe déjà, il n’est plus nécessaire de reconstituer un historique dans l’urgence. C’est un atout face aux nouvelles méthodes de contrôle sur pièces, comme le contrôle AMF CORE.
Le cabinet gagne aussi du temps. Les listes de relance sont prêtes et s’exportent en un clic, sans avoir à les reconstituer à la main. Les documents mis de côté et les clients silencieux restent visibles, alors qu’ils avaient tendance à sortir des radars. Toute l’équipe consulte les mêmes informations, ce qui évite les incertitudes sur qui devait relancer quel client.
Dernier effet, moins attendu : à force d’échanger plus régulièrement avec ses clients, le conseiller les connaît mieux. La conformité y gagne, et la qualité du conseil aussi. C’est tout l’enjeu de cette refonte : la conformité d’un client se construit dans la durée, et les six vues du module visent un objectif simple, savoir à tout moment où en est le cabinet et quelle est la prochaine action à mener.
